Jak zorganizować elastyczne biuro? Zapraszamy do lektury poradnika
Ponad połowa polskich firm wdraża elastyczne biura, dopasowane do potrzeb pracowników. A co z resztą?
Elastyczne biuro, flex office, dotychczas oznaczało po prostu rodzaj najmu powierzchni biurowej. Wraz z postępem cyfryzacji i powstaniem systemów do inteligentnego zarządzania przestrzenią, elastyczne biura zyskały nowe znaczenie: to dziś przestrzeń, którą można zoptymalizować dzięki zastosowaniu technologii, z której pracownicy korzystają wedle bieżących potrzeb. Dlatego już ponad połowa polskich firm przynajmniej częściowo wdrożyła rozwiązania do elastycznego zarządzania biurem.
Tak wynika z naszej ankiety, której wnioski zebraliśmy w ebooku: “Flex Office. Krótki przewodnik, jak zorganizować elastyczne biuro.“
Główną korzyścią wynikającą z wdrożenia inteligentnych rozwiązań technologicznych do zarządzania biurem jest wzmocnienie hybrydowego modelu pracy. Uważa tak 47% pracodawców, co wynika z ankiety przeprowadzonej przez Sigfox Poland.
Na drugim miejscu wśród wskazywanych korzyści znajduje się poprawienie komunikacji z pracownikami i wzmocnienie kultury organizacji, na równi z optymalizacją kosztową (36%).
Te firmy, które wdrożyły rozwiązania umożliwiające np. kontrolę jakości powietrza w biurze, podkreślają, że jedną z głównych zalet jest korzystny wpływ na zdrowie i samopoczucie pracowników.
Elastyczne biura mają jednak inną olbrzymią zaletę w kontekście pandemii COVID-19: w momencie, w którym wielu pracodawców całkowicie przeszło w tryb pracy zdalnej, te firmy, które wdrożyły inteligentne rozwiązania, mogły pozwolić sobie na pracę hybrydową. Były bowiem w stanie kontrolować dzięki technologii liczbę osób znajdujących się danego dnia w biurze, zapewniając im bezpieczne warunki do pracy i odpowiadając na potrzebę fizycznych spotkań z drugim człowiekiem.
Elastyczne biuro to… jedna aplikacja
Co oznacza w praktyce inteligentne, elastyczne biuro? Istnieją cztery podstawowe obszary, które należy uwzględnić, projektując taką przestrzeń. Dzięki temu pracodawcy będą mogli zwiększyć mobilność, motywację, efektywność i bezpieczeństwo pracowników.
Pierwszym z nich, już dziś dość szeroko stosowanym (ponad 70% firm, wynika z ankiety Sigfox Polska) jest rezerwacja biurek. Zdecydowana większość z nich dostrzega korzyści płynące z tego rozwiązania, przede wszystkim finansowe. Szacuje się, że jeszcze w czasach przed pandemicznych, średnio 25% biurek było wolne każdego dnia. Potencjał oszczędności w erze COVID-19 i pracy hybrydowej jest jeszcze wyższy.
Zdecydowanie mniej, bo jedynie 14% firm korzysta natomiast z systemu rezerwacji miejsc parkingowych (i wszystkie są zadowolone z tego rozwiązania). Tymczasem możliwość korzystania z firmowego parkingu od dawna znajduje się na najwyższych pozycjach list benefitów pozapłacowych. Systemy optymalizujące firmowe parkingi pozwalają lepiej zaadresować ten problem i elastycznie dopasować miejsca parkingowe do bieżących potrzeb pracowników.
Pozostałe obszary dotyczą zdrowia. Istnieją na przykład rozwiązania technologiczne, które umożliwiają kontrolę jakości powietrza w biurze. Ponad jedna czwarta firm już wdrożyła je u siebie, a jeszcze więcej, bo niemal 40% widzi taką potrzebę.