Nowa normalność w tych samych biurach

Ogłoszony 13 maja trzeci etap odmrażania gospodarki sprawia, że powoli zaczynamy wracać do życia sprzed pandemii. Jednak w organizacji przestrzeni biurowych mało co będzie takie jak dawniej. Naprzeciw nowym wymogom sanitarnym i konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom wychodzi technologia.

Od 18 maja szkoły mają na nowo zapewniać opiekę uczniom klas I-III, część samorządów w końcu otworzy przedszkola. Pracownicy, którzy spędzili ostatnie 2 miesiące w domu, zaczynają wracać do biur. Jednak organizacja ich pracy, w niczym nie będzie przypominać sytuacji, zanim koronawirus uderzył w Polskę.

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała długą listę zaleceń dotyczących przestrzeni biurowych, m.in. wymóg zachowania odległości między stanowiskami pracy, usunięcie roślin doniczkowych, reorganizację ciągów komunikacyjnych. Niektóre firmy oraz zarządcy budynków wprowadzają dodatkowe ograniczenia, np. biurka mogą być zajmowane tylko co drugi dzień. W efekcie dostępność stanowisk pracy może zostać zmniejszona nawet o 50 proc. To wymusi zmianę modelu funkcjonowania zespołów.

Hot desk (prawie) dla wszystkich

Prawdopodobnie w „nowej normalności” dużo częściej niż dotychczas będziemy korzystać z home office. Dlatego rotacyjne miejsca pracy (tzw. hot desks) wydają się całkiem dobrym pomysłem – dziś korzystam ja, jutro ty. Zmianowość może być nawet częstsza, np. jeśli ktoś będzie musiał załatwić przy biurku tylko kilka spraw, jego miejsce pracy może zająć ktoś inny chwilę później.

Charakter obowiązków niektórych działów utrudnia wprowadzenie hot desks, np. w zespołach finansowych, kadrowych oraz tych, które korzystają na co dzień z informacji poufnych. Jest to jednak możliwe. Wtedy rotacja odbywa się w wydzielonej przestrzeni i tylko w ramach danego działu.

Informacja na bieżąco

Niezależnie od modelu, office managerowie muszą wiedzieć, ile osób korzysta z powierzchni firmowej w danej chwili. Pomogą w tym czujniki wykorzystujące technologię Sigfox. Już teraz na bieżąco przesyłają raporty dotyczące zajętości ponad 60 000 stanowisk pracy na całym świecie. Technologia Sigfox czuwa także nad wykorzystaniem powierzchni wspólnych, np. częstotliwością użycia kuchni czy frekwencją w salkach konferencyjnych. Dzięki temu dużo łatwiej planować pracę serwisu sprzątającego w taki sposób, żeby zapewnić realizację przyjętych procedur i standardów higienicznych. Co ważne, w całym procesie dane są zbierane w sposób zanonimizowany.

Analizy i testy

Nikt nie wie, czy zaprojektowana dzisiaj nowa organizacja pracy sprawdzi się za kilka tygodni. System oparty o technologię Sigfox pomaga w bieżącym analizowaniu sytuacji, zaś dostarczane przez niego informacje są rzetelną podstawą do wprowadzania zmian. Czytelny moduł analityczny, intuicyjna obsługa i prezentowanie danych w oparciu o plany konkretnych biur czynią z niego łatwe w użyciu narzędzie. Pracownicy administracji mogą kontrolować rozkłady zajętości stanowisk pracy w dowolnych okresach, porównywać wykorzystanie przestrzeni pomiędzy różnymi częściami biura lub piętrami oraz generować czytelne raporty przekrojowe. Dzięki temu mają realne narzędzie, by szybko reagować i dostosowywać organizację biura do faktycznych, a nie projektowanych, potrzeb firmy.

Jak klocki Lego

Zorganizowanie biura na nowo może wymagać relokacji lub ograniczenia poszczególnych jego funkcji, np. część biurek zostać przestawiona, chill room zmniejszony, a stół do piłkarzyków na jakiś czas zabrany. A potem kolejne zmiany. Technologia wykorzystywana do monitorowania biura musi być równie elastyczna, co staje się możliwe dzięki bezprzewodowej transmisji danych w oparciu o Sigfox. Nie wymaga dodatkowego okablowania, dostępu do źródeł zasilania ani integracji z lokalną siecią IT – to ostatnie będzie szczególnie istotne dla osób zarządzających bezpieczeństwem teleinformatycznym. Wystarczy rozmieścić sensory w odpowiednich miejscach. I już. A potem, jeśli zajdzie taka potrzeba, po prostu je przestawić. Dzięki temu office managerowie będą mogli budować system niczym z klocków.

Chcesz wiedzieć więcej – napisz do nas!